Allgemeines
Von Sebastian
Von Sebastian
Fragen zur allgemeinen Nutzung des Case Management Systems
E-Mails versenden und Mail-Templates verwalten
Mit Aam Digital können Sie Kontaktdaten und Interaktionen zu Ihren Teilnehmer:innen, Partnern und Kolleg:innen zentral an einem Ort speichern. Auf diese Weise stehen die neuesten Informationen allen Teammitgliedern zur Verfügung, auch offline ohne Internetverbindung. Wenn Sie mit Teilnehmer:innen oder Partnern per E-Mail kommunizieren, erleichtert die Mail-Funktion das Versenden von E-Mails und deren Dokumentation im Fall. Aam Digital ist kein klassisches "CRM"-System (Customer Relationship Management). Wenn Sie hauptsächlich digital mit Ihren Teilnehmern kommunizieren und diese Interaktionen dokumentieren müssen, ist möglicherweise eine andere Software mit mehr Automatisierung rund um digitale Kommunikationskanäle besser für Ihre Anforderungen geeignet. Die besondere Stärke von Aam Digital liegt in seiner Offline-Funktionalität, seiner hohen Flexibilität und seiner einfachen Bedienbarkeit als Plattform für die interne Dokumentation. Voraussetzungen für die Mail-Funktion E-Mail Feld Um die Mail-Funktion mit einem Datensatz zu verwenden, muss dieser Datensatz über ein E-Mail-Feld verfügen: 1. Fügen Sie in der Datenstruktur des Datensatztyps mindestens ein Feld vom Typ „E-Mail” hinzu oder bearbeiten Sie es (siehe auch "Adding a new field"): 2. Geben Sie für den spezifischen Datensatz, für den Sie eine E-Mail senden möchten, eine gültige E-Mail-Adresse in das Profil ein. E-Mail mit Vorlage versenden E-Mail senden Sie können eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger:innen senden: - Aus der Detailansicht eines Datensatzes (sofern dieser über ein gültiges E-Mail-Feld verfügt): - Aus den "Massenbearbeitung" in einer Listenansicht: Damit wird ein kleines Dialogfenster geöffnet, in dem Sie eine vorhandene Nachrichtenvorlage auswählen können (weitere Informationen zum Verwalten von Vorlagen finden Sie weiter unten). Wählen Sie die Vorlage aus und bestätigen Sie mit „E-Mail senden”. Die Mail-Funktion ist in Ihre lokale E-Mail-Anwendung (z. B. Outlook, Thunderbird, ...) integriert. Aam Digital öffnet nun einen neuen E-Mail-Entwurf in dieser Anwendung, der bereits mit dem Empfänger, dem Betreff und dem Text vorbelegt ist. Ihr Standard-E-Mail-Server, Ihre Signatur und andere Einstellungen werden automatisch verwendet. Sie können die Nachricht vor dem tatsächlichen Versand bearbeiten, wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten: E-Mail als Notiz dokumentieren Wenn Sie die Option "Notiz zur Dokumentation der Nachricht erstellen" aktiviert haben, öffnet Aam Digital automatisch eine neue Notiz im Fallmanagementsystem. Diese ist mit dem Betreff und der Nachricht vorausgefüllt und mit den Profilen der Empfänger:innen verknüpft. Fügen Sie alle zusätzlichen Informationen hinzu, die für Sie und Ihr Team in Bezug auf diese Nachricht wichtig sein könnten. Wenn Sie die Notiz speichern, wird die E-Mail für Sie und Ihre Kollegen im System dokumentiert. Bitte beachten Sie, dass Änderungen, die Sie am E-Mail-Text in Ihrem E-Mail-Programm vornehmen (und ob Sie die E-Mail tatsächlich versenden), für Aam Digital nicht zugänglich sind. Sie müssen dies gegebenenfalls manuell in der Notiz vermerken, um es zu dokumentieren. E-Mail-Vorlagen verwalten Sie können verschiedene E-Mail-Vorlagen erstellen und diese mit einem oder mehreren Ihrer Datensatztypen verknüpfen. Verwenden Sie den Link im E-Mail-Dialogfeld oder das Menü „Admin-Übersicht“, um auf die Liste der E-Mail-Vorlagen zuzugreifen: Erstellen oder bearbeiten Sie die Vorlagen, die den Nutzer:innen angeboten werden sollen: Konfigurieren Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung Aam Digital verwendet das E-Mail-Programm auf Ihrem Gerät, das in Ihrem Betriebssystem als Standardanwendung konfiguriert ist. Wenn beim Klick auf „E-Mail senden” in den oben genannten Schritten nichts passiert oder sich eine Anwendung öffnet, die Sie normalerweise nicht zum Versenden von E-Mails verwenden, sollten Sie die Einstellungen direkt in Ihrem Betriebssystem (Windows / MacOS / Android / iOS / ...) aktualisieren. Bitte beachten Sie eine der folgenden Anleitungen oder ähnliche Anweisungen: - für Windows: https://www.windows-faq.de/2021/03/08/standard-e-mail-app-festlegen-bei-windows-10/ - für MacOS: https://support.apple.com/de-de/102362 - für Android: https://www.heise.de/tipps-tricks/Android-Standard-Apps-aendern-so-funktioniert-s-3992026.html - für iOS: https://support.apple.com/de-de/guide/iphone/iphc57feab64/ios Hinweis zu Outlook Auf Windows Systemen sind zum Teil zwei Outlook-Versionen parallel vorinstalliert. Wenn es zu Problemen mit dem Versenden oder Signaturen kommt, prüfen Sie ob das Mail-Fenster wirklich genau wie sonst aussieht oder ob eventuell das "falsche" Outlook-Programm als Standard eingestellt ist. Ändern können Sie das ebenfalls mit den oben in den verlinkten Anleitungen beschriebenen Schritten.
Technische Infos & Zurücksetzen der App
In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass die App oder die Datenbank auf Ihrem lokalen Gerät in einem fehlerhaften Zustand hängen geblieben ist. In diesem Fall können Sie technische Details zum Status der App einsehen (und diese an Ihren technischen Systemadministrator weiterleiten). Klicken Sie auf die Versionsnummer unten links im Menü (siehe Screenshot unten). Dadurch öffnet sich ein Dialogfeld mit einer Schaltfläche, die zur Seite mit den technischen Support-Details führt. Von hier aus können Sie: 1. bestimmte technische Details der App auf diesem Gerät überprüfen (z. B. kann der „Aktuelle Synchronisierungsstatus“ hilfreich sein, um zu verstehen, ob bereits alle Daten auf den Server hochgeladen wurden) 2. „Details kopieren“, damit Sie diese an den Nutzer-Support weitergeben können. 3. die Anwendung vollständig „zurücksetzen“ (siehe unten) Zurücksetzen der lokalen App-Daten "auf Werkseinstellungen" Sollten die Probleme weiterhin bestehen, können Sie alle lokalen Einstellungen und synchronisierten Daten löschen, indem Sie die App „zurücksetzen“. Befolgen Sie dazu die Anweisungen auf den folgenden Screenshots. Ihre Benutzerdaten und die mit unseren Servern synchronisierten Daten gehen dabei nicht verloren. Diese Informationen werden einfach erneut heruntergeladen, wenn Sie die Seite nach dem Zurücksetzen neu laden. Wenn Ihr Gerät jedoch in letzter Zeit nicht synchronisiert wurde und Sie einige neue Daten auf anderen Geräten noch nicht sehen können, gehen solche lokalen Daten beim Zurücksetzen möglicherweise verloren.
Benachrichtigungen über neue oder geänderte Einträge
Wenn Sie im Team arbeiten oder öffentliche Formulare nutzen, um Daten von externen Personen zu sammeln, kann es schwierig sein, den Überblick über alle Ihre Entwicklungen und Daten zu behalten. Die Benachrichtigungs-Funktion sendet Ihnen automatisch Push- oder E-Mail Nachrichten für bestimmte Ereignisse in Ihrem System. So werden Sie zum Beispiel benachrichtigt, wenn sich ein neuer Teilnehmender über ein Formular registriert hat oder wenn eine Kolleg:in Ihnen eine Aufgabe zuweist. Sie können die Regeln für solche Benachrichtigungen vollständig anpassen. Diese Funktion ist nur im kostenpflichtigen Abonnement von Aam Digital enthalten. Benachrichtigungen aktivieren und konfigurieren 1. Klicken Sie auf das Glocke-Symbol in der oberen Symbolleiste. 2. Falls Ihr Konto noch nicht für Benachrichtigungen eingerichtet ist, sehen Sie im Dropdown-Menü die Schaltfläche „Benachrichtigungen aktivieren“. Nach der erstmaligen Aktivierung finden Sie die Einstellungen über das Drei-Punkte-Menü. 3. Sie können beliebig viele Benachrichtigungsregeln festlegen. Jede Regel definiert ein Ereignis im System, für das Sie eine Benachrichtigungsnachricht erhalten. Aktivieren/Deaktivieren Sie die vordefinierten Standardregeln über den Schalter neben jeder Regel. Sie können auch eigene Regeln hinzufügen, um zusätzliche Auslöser zu definieren. 4. Im unteren Bereich des Bildschirms für Benachrichtigungseinstellungen können Sie konfigurieren, wie Sie benachrichtigt werden möchten. Sie sehen die Benachrichtigungen immer direkt in der App im Dropdown-Menü des Glocken-Symbols in der Symbolleiste. Zusätzlich können Sie andere Benachrichtigungsarten wie "Push-Benachrichtigungen" aktivieren (siehe unten). In-App-Benachrichtigungen Klicken Sie auf das Glocken-Symbol in der Symbolleiste Ihres Systems, um alle aktuellen und vorherigen Benachrichtigungen anzuzeigen. Neue, ungelesene Benachrichtigungen werden dort ebenfalls hervorgehoben: Push-Benachrichtigungen Sie können auch außerhalb der Aam Digital App eine System-Benachrichtigung angezeigt bekommen. Aktivieren Sie dazu "Push-Benachrichtigungen" in Ihrer Benachrichtigungskonfiguration (siehe oben, Schritt 4). Dafür müssen Sie im Browser entsprechende Berechtigungen erteilen. Sie müssen die Benachrichtigungen daher für jedes Gerät einzeln aktivieren (z. B. wenn Sie Push-Benachrichtigungen sowohl auf dem Computer als auch auf dem Smartphone erhalten möchten). E-Mail-Benachrichtigungen Zusätzlich können Sie Benachrichtigungen auch per E-Mail erhalten. Um diese Funktion zu aktivieren, schalten Sie die Option „E-Mail-Benachrichtigungen“ in Ihrer Benachrichtigungskonfiguration ein (siehe oben, Schritt 4). Sobald diese aktiviert ist, werden Benachrichtigungen auch an die mit Ihrem Benutzerkonto registrierte E-Mail-Adresse gesendet. E-Mail-Benachrichtigungen werden pro Nutzer eingerichtet, sodass jeder Nutzer individuell entscheiden kann, ob er Benachrichtigungen per E-Mail erhalten möchte. Nur Nutzer, die diese Option in ihren eigenen Kontoeinstellungen aktiviert haben, erhalten E-Mails.