Die Stärke eines Informationsmanagementsystems liegt in den individuellen Strukturen, um Details miteinander in Beziehung zu setzen: Verknüpfen Sie Ihre Teilnehmenden mit den Partnern, Aktivitäten, Umfrageantworten und Aufgaben, die Sie verwalten müssen. Dadurch können Sie eine 360°-Sicht auf Ihre Fälle gestalten. Außerdem entsteht so eine leistungsstarke Datenbank aller Daten, die Sie auf vielfältige Weise analysieren können.

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie die Datenstrukturen zwischen verschiedenen Datensatztypen konfigurieren können.

Sie erstellen eine Beziehung von einem Datensatz zu einem anderen Datensatz, indem Sie in einem der Datensätze ein Feld vom Typ „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ hinzufügen.
Der andere Datensatz kann dann automatisch alle Datensätze, die auf ihn verweisen, ebenfalls auflisten.

Betrachten wir zum Beispiel das Szenario von Schüler:innen und Aktivitäten, an denen die Schüler:innen teilnehmen:

Der Datensatz, der zu einem anderen Datensatz verknüpft wird:

In diesem Fall würden wir der Datenstruktur Aktivität ein Feld vom Typ „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ hinzufügen (siehe auch "Hinzufügen eines neuen Feldes zu einem Profilformular"):

(Beziehungen können eins-zu-eins oder eins-zu-viele sein, wenn Sie die Option „Mehrfachauswahl“ für das Feld aktivieren)

Wenn Sie eine bestimmte Aktivität bearbeiten, können Sie dann einen der vorhandenen Schüler:innendatensätze auswählen (oder einen neuen Schüler:in anlegen):

Der Datensatz, auf den von einem anderen Datensatz verwiesen wird:

Sie müssen keine Details im Profil der Schüler:in explizit aktualisieren. Die Beziehung ist in beiden Datensätzen automatisch verfügbar.

Um die Aktivitäten anzuzeigen, die auf eine bestimmte Schüler:in verweisen, können Sie im Profil dieser Schüler:in einen neuen Abschnitt für „verknüpfte Datensätze“ in der Detailansicht über die Admin-Oberfläche hinzufügen:

Wählen Sie dann den „Entitätstyp“ des verknüpften Datensatz aus, de Sie auflisten möchten:

In unserem Beispiel möchten wir die zugehörigen Aktivitäten-Datensätze auflisten. Das System zeigt automatisch nur diejenigen Aktivitäten an, die mit demder aktuell angezeigten Schülerin verknüpft sind. Sie können auch auswählen, welche Felder der Aktivität Sie in dem Abschnitt der Schüler:innendetails anzeigen möchten.

Wenn der „Datensatztyp“ in der Admin-Oberfläche für den Abschnitt der verknüpften Datensätze den gewünschten Typ nicht enthält, stellen Sie sicher, dass dieser Typ ein Feld vom Typ „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ enthält, das auf diesen Datensatztyp verweist (siehe oben).
Für unser Beispiel: Der Datensatztyp Aktivität muss ein Feld besitzen, das auf Schüler-Datensätze verweist, damit er hier verfügbar ist.

Nachdem Sie die Schüler:in zu einer oder mehreren Aktivitäten hinzugefügt haben indem Sie die Aktivität bearbeiten, sehen Sie automatisch alle Aktivitäten, die auf die aktuellen Schüler:in verweisen:

Sie können hier im Profil der Schüler:in auch neue Aktivitäten-Datensätze mithilfe des (+)-Symbols in der eingebetteten Tabelle hinzufügen.

Allgemeine Überlegungen zum Entwerfen von Beziehungen

Wann sollten Sie mit verschiedenen Datensatztypen und Beziehungen arbeiten (statt alles in einem Datensatz zu speichern)

Die oben dargestellte Struktur können Sie auf jede Art von Beziehung zwischen Datensätzen anwenden. Zum Beispiel:

Prüfungsergebnisse, die einer Schüler:in zugeordnet sind
Umfrageantworten einer Teilnehmenden
Details zu mehrerer Familienmitglieder in einem Haushalt
...

Gerade wenn Sie mehrere Einträge mit derselben Struktur erfassen müssen, ist es sinnvoll, daraus einen eigenen Datensatztyp zu machen, der auf den Primärtyp verweist.

Auch dann, wenn Sie nicht wissen, wie viele Einträge Sie erfassen müssen (z.B. wie viele Familienmitglieder gibt es?).

Oder wenn Sie mehrere Beobachtungen über die Zeit hinweg dokumentieren wollen (z.B. eine jährliche Umfrage durchführen und den Fortschritt über die Jahre hinweg beobachten).

Welcher der Datensätze sollte das Feld „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ enthalten?

Oft gibt es eine klare, logische Hierarchie in den Dingen, die Ihre Datensätze abbilden: Beispielsweise ist eine Umfrageantwort ein „sekundäres“ Detail bezogen auf eine Teilnehmende, während der Teilnehmende selbst ein zentraleres „primäres“ Element im System ist. In diesem Fall fügen Sie dem sekundären Datensatz ein Feld hinzu, um den verknüpften primären Datensatz auszuwählen. So können Sie mehrere zugehörige sekundäre Details einfach im Primärdatensatz auflisten.

Wenn Sie eine Eins-zu-eins-Beziehung entwerfen und keine klare Hierarchie besteht, könnte entweder Datensatztyp das Feld aufnehmen. Überlegen Sie dazu das Beispiel der Benutzeroberfläche oben: Vielleicht erscheint einer der Datensätze natürlicher, um die „indirekte“ Verknüpfung (über eine eingebettete Tabelle in der Detailansicht) zu halten als der andere.

Es ist jedoch nicht ratsam, beiden Datensatztypen ein Feld für die „verknüpfe mit einem anderen Eintrag“ hinzuzufügen. Das würde bedeuten, dass Sie beide Datensätze bearbeiten müssten oder möglicherweise verwirrende und inkonsistente Daten entstehen, wenn nur eine der Verknüpfungen gefüllt ist.

Verwendung eines sekundären Datensatztyps, um den Zugriff durch Berechtigungen einzuschränken

Aam Digital kann den Zugriff auf verschiedene Daten durch Benutzerrollen steuern. Diese Berechtigungen gewähren jedoch immer Zugang zu allen Feldern eines Datensatzes. Wenn Sie einige Daten vertraulicher behandeln wollen, können Sie einen separaten Datensatztyp anlegen, der auf das primäre Profil verweist. Der Zugriff auf diesen sekundären Datensatz kann dann auf weniger Nutzer:nnen beschränkt werden (z.B. können die Kontaktdaten einer Schüler:in ein separater Datensatztyp sein, der nur der Projektleitung zur Verfügung steht).