Aam Digital bietet eine visuelle Benutzeroberfläche, die Ihnen hilft, Daten aus anderen Formaten zu importieren – entweder als CSV (.csv) oder Excel (.xlsx, .xls) Dateiformat. Jede Tabellenkalkulation (Google Sheets, etc.) kann in diesen Formaten gespeichert oder exportiert und anschließend in Aam Digital importiert werden. Die App führt Sie dann durch den Prozess, die Daten den richtigen Feldern zuzuordnen.

In dieser Anleitung zeigen wir, wie Sie eine Datei mit mehreren Begünstigten hochladen. Für erweiterte Importoptionen sehen Sie auch die untenstehenden Abschnitte über das Verknüpfen importierter Datensätze mit anderen Einträgen oder das Aktualisieren bestehender Daten durch einen Import.

Sie können sich auch die folgende Videoanleitung ansehen: https://www.youtube.com/watch?v=IYyArbZCp6Y

Daten aus Tabellenkalkulation importieren

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Importieren".

Sie finden die Funktion "Importieren aus Datei" auch im Drei-Punkte-Menü oben rechts in jeder Liste bei Aam Digital.
Laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch. Sie können jede Tabellenkalkulation (MS Excel, Google Sheets, etc.) als .csv, .xlsx oder .xls Datei speichern und in Aam Digital importieren. (In diesem Beispiel laden wir eine Datei mit Daten von mehreren Kindern einer Schule hoch.)

Klicken Sie dann auf "Weiter" (oben rechts im Importbildschirm).
Basierend auf der hochgeladenen Datei können Sie den zu importierenden Datensatz-Typ auswählen.

Dies informiert das System, wo neue Datensätze aus Ihrer Datei erstellt werden sollen (z. B. bedeutet die Auswahl "Kind", dass die Daten aus Ihrer Tabelle zur "Kinder"-Liste von Aam Digital hinzugefügt werden). Sie können Daten für jeden Ihrer Datensatztypen importieren.
Der Schritt "Spalten zuordnen" zeigt eine Liste aller Spalten aus Ihrer importierten Datei. Hier wählen Sie aus, in welches Feld in Aam Digital jede Spalte aus Ihrer Datei importiert werden soll.

Falls Sie hier für einen Eintrag kein Feld auswählen, ignoriert das System diese Spalte und die Daten für diese Felder bleiben im Datensatz leer.
1. Für bestimmte Arten von Aam Digital-Feldern, wie Dropdowns oder Datumsfelder, erscheint nach Auswahl dieses Feldes für eine Spalte eine Schaltfläche "Wertezuordnung konfigurieren".
  
  Damit können Sie für jeden eindeutigen Wert in den importierten Datensätzen festlegen, wie dieser dem entsprechenden Datenformat in der Struktur von Aam Digital zugeordnet werden soll (z. B. damit ein Datumstag und -monat korrekt erkannt werden oder Auswahl-Optionen passend zugeordnet werden).
Gehen Sie schließlich zum letzten Schritt "Daten prüfen".

Hier können Sie die Daten mit der im vorherigen Schritt vorgenommenen Zuordnung in der Vorschau ansehen. Die hier angezeigte Tabelle entspricht genau der Form, in der die Datensätze beim Import dem System hinzugefügt werden. Sie können auch zu den vorherigen Schritten zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen.
Sobald die Zuordnung gemäß Ihrer Konfiguration erfolgt ist, können Sie "Import starten".
Nach dem Import können Sie die neu erstellten Datensätze in der normalen Systemliste ansehen.

Einen Import rückgängig machen

Aam Digital bietet die Möglichkeit, den Upload jeder importierten Datei rückgängig zu machen.

Im ersten Schritt der Importseite sehen Sie rechts eine Auflistung aller Ihrer bisherigen Importe. Durch Klicken auf die Schaltfläche "Import rückgängig machen" können Sie die durch diesen Import erstellten Datensätze und alle zugehörigen Einträge und Verknüpfungen aus dem Aam Digital-System entfernen.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie feststellen, dass Sie doppelte Daten oder falsche Dateien hochgeladen haben. Anstatt jeden einzelnen Datensatz und seine Verknüpfungen manuell zu löschen, können Sie auf diese Weise alle relevanten Datensätze auf einmal entfernen.

Importierte Datensätze mit einzelnen "übergeordneten" Einträgen verknüpfen

Wenn Sie eine Tabelle mit Umfrageantworten oder Prüfungsergebnissen importieren, enthalten diese häufig den Namen einer Person, auf die sie sich beziehen. In diesem Sinne enthalten die importierten Datenzeilen eine Spalte mit einem "Verweis" auf einen bereits bestehenden Datensatz (z. B. auf das Profil dieser Person) in Aam Digital. Sie können die Datenzuordnung des Imports nutzen, um jeden Eintrag mit der korrekten Person zu verknüpfen.

Bitte sehen Sie sich hierzu die Videoanleitung an, die zeigt, wie man solche Verknüpfungen beim Import konfiguriert:

Um eine Verknüpfung zu einem bestehenden Datensatz in einem beliebigen Feld Ihrer importierten Datensätze zu importieren, gehen Sie beim Importieren wie folgt vor:

Nehmen wir an, Sie möchten einige Notizen importieren und diese mit Kindern verknüpfen, die bereits in der Datenbank vorhanden sind. Sie laden eine csv-Tabelle mit den folgenden Spalten hoch:

note_title | note_text | child_name | child_phone
Im Schritt „Spalten zuordnen“ können Sie eine oder mehrere Spalten einem Feld mit dem Datentyp „Verknüpfung zu anderem Datensatz“ zuordnen, wodurch beim Import eine Verknüpfung erstellt wird.

In unserem Beispiel ordnen Sie die Spalten child_name und child_phone dem Feld „Kinder“ des Notiz-Datensatzes zu. (Wir wollen sicherstellen, dass wir Kinder mit gleichem Namen durch die Zuordnung eines zweiten Feldes, nämlich der Telefonnummer, unterscheiden können.)
Die Schaltfläche „Wertezuordnung konfigurieren“ erscheint neben jeder dieser Spalten. Hier definieren Sie, wie die Werte aus Ihren importierten Spalten mit existierenden Datensätzen in der Datenbank abgeglichen werden.

In unserem Beispiel öffnen Sie beide „Wertezuordnung konfigurieren“-Dialoge und wählen jeweils „Name“ (für die Spalte child_name, damit die Werte mit dem Feld „Name“ der bestehenden Kind-Datensätze abgeglichen werden) und „Telefon“ (für die Spalte child_phone) für die beiden zugeordneten Felder.
Im Vorschauschritt sehen Sie dann, dass als Kinder einer Notiz reale Verknüpfungen zu bestehenden Datensätzen angelegt wurden. Nur wenn alle zugeordneten Felder (hier im Beispiel sowohl „Name“ als auch „Telefonnummer“ des Kindes) aus der importierten Datei exakt mit den Werten eines bestehenden Datensatzes übereinstimmen, wird die Verknüpfung hergestellt.

Wenn es mehrere Datensätze mit den gleichen Werten gibt, wird der erste passende verwendet.

Importierte Datensätze mit einer festen zugeordneten Entität verknüpfen

Anders als im oben beschriebenen Szenario, müssen Sie manchmal alle importierten Datensätze mit demselben ausgewählten Eintrag verknüpfen. Beispielsweise könnten Sie eine Teilnehmerliste importieren und für jede Zeile der Datei einen Teilnehmer-Datensatz erstellen wollen, der zusätzlich mit einer bestimmten „Aktivität“ in Ihrem System verknüpft wird. Die folgenden Schritte zeigen, wie das geht:

Wenn Dateien ins Aam Digital-System importiert werden, bietet das System zusätzliche Funktionen für den Benutzer. Sie können diese importierten Datensätze mit vordefinierten Aktivitäten im System oder mit einer anderen Entität verknüpfen. Dieser Verknüpfungsprozess ist optional, Sie können auch Dateien importieren, ohne Aktivitäten mit den Datensätzen zu verknüpfen.

Diese Funktion hilft Ihnen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, indem sie die Verknüpfung eines Ereignisses oder einer Aktivität mit mehreren Begünstigten vereinfacht.

Zum Beispiel: Wenn Sie Daten von mehreren „Kindern“ ins System importieren, können Sie diese erweiterte Funktion nutzen, um die Kinder einer Entität wie einer Schule zuzuordnen und zudem dieselben Kinder mit einer wiederkehrenden Aktivität wie der Anwesenheitserfassung im System zu verbinden.

Während Sie einen Import wie oben beschrieben konfigurieren, klicken Sie im Schritt „Importtypen auswählen“ auf „Erweiterte Importaktionen“, um einen Datensatz mit einer oder mehreren Entitäten zu verknüpfen.
Sie können die importierten Datensätze mit jeder anderen Entität in Ihrem Aam Digital-System verknüpfen, sofern Ihre Datenstruktur Felder hat, die die beiden Datensatztypen verbinden.

Zum Beispiel könnten Kinder-Datensätze mit einer Schule oder einer Aktivität verknüpft werden.
Nachdem Sie ausgewählt haben, welche Art von Verknüpfung Sie benötigen, wählen Sie den speziellen bestehenden Datensatz im System aus.

z. B. die spezifische Aktivität oder Schule im System auswählen.
Fahren Sie mit dem normalen Importprozess fort und schließen Sie ihn ab (siehe oben). Nach der Erstellung neuer Datensätze aus Ihrer importierten Datei legt das System automatisch die entsprechenden Verknüpfungen gemäß Ihrer Konfiguration an.

Vorhandene Daten durch einen Import aktualisieren

Wenn Sie bereits Datensätze in Ihrem Aam Digital-System haben, können Sie mit einer importierten Datei auch Details zu diesen bestehenden Daten aktualisieren. Beispielsweise könnten Sie die Telefonnummern Ihrer vorhandenen Begünstigten aktualisieren, indem Sie eine Datei mit deren Namen oder IDs und den neuen Telefonnummern importieren, sollten diese von einem Teammitglied separat gesammelt worden sein. Anstatt jeden Datensatz einzeln zu aktualisieren, können Sie eine Update-Datei importieren.

Normalerweise erstellt die Importfunktion von Aam Digital für jede Zeile Ihrer importierten Datei einen neuen Datensatz. Sie können sie jedoch so konfigurieren, dass beim Import die Daten mit den bereits bestehenden Datensätzen im System abgeglichen werden. Dazu wählen Sie einige Felder/Spalten als Identifikatoren aus. Während des Imports muss der Feldwert der ausgewählten Identifikatoren in den importierten Daten mit dem Wert im bestehenden Datensatz übereinstimmen – dann wird der Datensatz aktualisiert, anstatt als neuer Eintrag erstellt zu werden.

Hinweis: Die Spalten, die Sie zur Übereinstimmung mit bestehenden Datensätzen auswählen, müssen im Schritt „Spaltenzuordnung“ des Importvorgangs korrekt gemappt und konfiguriert werden.

Als Beispiel aktualisieren wir hier Kind-Datensätze aus einer importierten Datei, indem Name und Geburtsdatum zum Abgleich mit bestehenden Datensätzen verwendet werden:

Nach Auswahl einer Datei, im Schritt „Importtypen auswählen“ des Importvorgangs, klappen Sie den optionalen Abschnitt „Bestehende prüfen/aktualisieren statt neue Datensätze anlegen“ aus.
Wählen Sie ein oder mehrere Felder aus, die definieren, welcher bestehende Datensatz einer Zeile Ihrer importierten Daten entspricht. In diesem Beispiel verwenden wir „Name“ und „Geburtsdatum“. Das bedeutet: Wenn eine Zeile in der importierten Tabelle exakt denselben Namen wie ein bereits vorhandener Datensatz hat UND das Geburtsdatum auch übereinstimmt, dann wird der bestehende Eintrag aktualisiert.
Führen Sie die weiteren Importschritte wie gewohnt durch. Stellen Sie sicher, dass Sie „Spalten zuordnen“ korrekt durchführen. Das Matching funktioniert nur, wenn auch die Felder zur Identifikation bestehender Datensätze korrekt zugeordnet sind.
Sobald Ihre Daten zugeordnet sind, erkennt das System, welche Datensätze aktualisiert werden. Diese werden im Schritt „Daten prüfen & bearbeiten“ besonders hervorgehoben.

Mehrere Werte aus einer Spalte importieren (für ein Mehrfachauswahl-Dropdown-Feld)

In manchen Situationen müssen Sie für ein einzelnes Feld in Ihrem Formular mehrere Werte erfassen. Beispielsweise, wenn Sie die verschiedenen Sprachen erfassen möchten, die ein Teilnehmer spricht, können Sie nun ganz einfach mehrere Werte für dieses eine Feld importieren.

Voraussetzung:

Der Datensatztyp, für den Sie Daten importieren, muss ein Dropdown-Feld mit der Option „

mehrere Werte erlauben (Mehrfachauswahl)“ aktiviert haben (siehe Feld hinzufügen/bearbeiten bei Bedarf)

Beispieldaten:

Name, gesprochene Sprachen
John, "Englisch, Deutsch"
Doe, "Englisch, Französisch, Deutsch"

(Hier enthält die zweite Spalte „gesprochene Sprachen“ eine mit Kommas getrennte Liste mehrerer Sprachen)

Importschritte:

(1) In Schritt 2 des Importprozesses – „Importtypen auswählen“: Unter Zusätzliche Einstellungen > „Multi-Value Separator“ (Trennzeichen für mehrere Werte) können Sie das Zeichen eingeben, das in Ihrer Datei zur Trennung mehrerer Werte genutzt wird.

Sollte eines der vorgeschlagenen Trennzeichen (Komma (,) und Semikolon (;)) nicht passen, können Sie auch ein anderes Trennzeichen in das Feld eintippen und hinzufügen.

(2) In Schritt 3 „Spalten zuordnen“: Wählen Sie das betreffende Mehrfachauswahl-Dropdown-Feld für Ihre Spalte mit mehreren Werten aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Wertezuordnung konfigurieren“ daneben.

Jeder eindeutige Wert aus Ihrer Importdatei wird einem entsprechenden Wert im System zugeordnet. Die Einzelwerte werden dabei aufgetrennt und separat zugeordnet. So wird gewährleistet, dass jeder Wert korrekt dem passenden Feld im System zugewiesen wird, egal welche Kombinationen verwendet wurden.

(3) In Schritt 4, in der Vorschau, sehen Sie, dass für einen einzelnen Datensatz mehrere Werte importiert werden: