Aam Digital ermöglicht es Ihnen, individuelle PDF-Dateien zu erstellen, die auf spezifische Anforderungen oder Formate zugeschnitten sind. Die Funktion „Dateigenerierung“ erlaubt es Ihnen, Vorlagen (Word-Dokumente) mit Platzhaltern hochzuladen, um daraus ein PDF zu generieren. Sie können normale Office-Dateien (z. B. .docx, .xlsx, .pptx oder deren offene Alternativen .odt, .ods, .odp) als Vorlagen verwenden. Mit solchen Vorlagen können Sie beispielsweise personalisierte Verträge für jede:n Begünstigte:n erstellen, ohne Dokumente manuell anlegen oder Namen und andere Details kopieren und einfügen zu müssen. Sie können eine Vorlage im System speichern und für andere Begünstigte wiederverwenden, was die Zeit für Papierkram erheblich reduziert. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine PDF-Datei generieren: 1. Eine Vorlagendatei vorbereiten 2. Eine „Exportvorlage“ in Aam Digital hinzufügen und Ihre Vorlagendatei hochladen 3. Individuelle PDFs basierend auf der Vorlage aus Ihren Datensätzen in Aam Digital generieren Siehe auch die Hinweise zu erweiterten Vorlagenfunktionen und Platzhaltern am Ende dieser Anleitung. ## **1. Platzhalter in Ihrer Vorlage** Ihre Vorlage muss Platzhalter enthalten, die das System verwenden kann, um sie durch echte Daten zu ersetzen. Diese Platzhalter müssen mit der „Feld-ID“ des Feldes in der Datenstruktur des Datensatzes in Aam Digital übereinstimmen. Sie finden diese im Formular-Editor der Admin-Benutzeroberfläche (Datenstruktur bearbeiten -> Detailansicht), wenn Sie ein bestimmtes Feld bearbeiten, um dessen Details anzuzeigen. > Wir arbeiten an einer Benutzeroberfläche, die Ihnen das Erstellen von Platzhaltern erleichtert. Wenn Sie zum Beispiel den Namen eines Kindes in Ihrer Vorlage verwenden möchten, gehen Sie so vor, um die „Feld-ID“ zu finden: * Navigieren Sie zu Kinder im Hauptmenü > Datenstruktur bearbeiten > Detailansicht * Klicken Sie auf das gewünschte Feld > „Feld bearbeiten“ * Kopieren Sie den Text bei „Feld-ID“ ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCTVJxT3dJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--d1320ff61404a3de0635adab03c54650f91abe8a/image.png) Verwenden Sie diese Feld-ID in der Vorlage Ihrer Wahl. Die Feld-ID, also der Platzhalter, wird beim Erstellen der Datei durch echte Daten ersetzt. Ein Platzhalter im Dokument muss in geschweifte Klammern { } gesetzt sein, und die ID wird mit „d.“ vorangestellt (wie „d“ für Datensatz). Zum Beispiel wird der Text **`{d.name}`** durch den Wert im Feld „Name“ des jeweiligen Datensatzes ersetzt. Am Ende dieser Anleitung finden Sie weitere Optionen für fortgeschrittene Vorlagenbedürfnisse. ### Platzhalter aus dem aktuellen Benutzerprofil Neben den Feldern eines ausgewählten Datensatzes können Sie auch Platzhalter verwenden, die Daten aus Ihrem eigenen Benutzerprofil einfügen. Zum Beispiel, um einen Brief vorzubereiten, der mit Ihrem Namen endet (und es Ihren Kolleg:innen ermöglicht, dieselbe Vorlage zu verwenden, wobei ihr Name automatisch eingefügt wird). Verwenden Sie dafür **`{c.user.name}`** als Platzhalter. „c.user.“ ist ein festes Präfix, gefolgt von einer beliebigen Feld-ID des Datensatzes, der mit Ihrem eigenen Benutzerkonto verknüpft ist. Die Platzhalter funktionieren ansonsten wie oben erklärt – sie nutzen stattdessen die Daten aus Ihrem Benutzerdatensatz. ## **2. Ihre Vorlage hochladen:** Nachdem Sie die Vorlage als Datei vorbereitet haben, laden Sie diese in Aam Digital hoch. * Öffnen Sie die Admin-Übersicht im Hauptmenü * Wählen Sie „Exportvorlagen konfigurieren > Neu hinzufügen“ * Sie können Ihre Vorlage im Feld „Vorlagendatei“ hochladen * ... und den entsprechenden Datensatztyp auswählen, mit der die Vorlage verknüpft werden soll. (d. h. für welche Arten von Datensätzen Sie mit dieser Vorlage Dateien erstellen können) * Klicken Sie dann auf „Speichern“ ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCSjVyT3dJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--dc6bcab8984eb4dc82b097acdc2ba0b95f8201ca/image.png) ## **3. Datei aus Vorlage generieren** In unserem Beispiel haben wir „Kind“ als Datensatztyp ausgewählt, für den diese Vorlage entworfen wurde. * Navigieren Sie zu Kinder im Hauptmenü * Klicken Sie auf einen Kind-Datensatz, für den Sie ein Dokument erstellen möchten * Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü oben rechts * Klicken Sie auf „Datei generieren“ * Wählen Sie im Feld „Vorlage“ die im vorherigen Schritt erstellte Vorlage aus ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCTDFyT3dJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--4b7c15d1dc38827c5b2610e761d536b5bc4a3795/image.png) * Klicken Sie auf „Datei generieren“ ![](https://app.chatwoot.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBCUEpyT3dJPSIsImV4cCI6bnVsbCwicHVyIjoiYmxvYl9pZCJ9fQ==--9e63916118d1ee30cee8411726231312b349d9f6/image.png) Das individualisierte Dokument wird erstellt. Die Platzhalter werden durch die echten Daten ersetzt. # Erweiterte Vorlagen: Formatierung und spezielle Platzhalter Die PDF-Generierung basiert auf der Open-Source-Software [***carbone.io***](http://carbone.io) Sie können alle Formatierer und speziellen Platzhalter verwenden, die das System bereitstellt. Zum Beispiel: * [das aktuelle Datum beim Erstellen der Datei einfügen](https://carbone.io/documentation/design/formatters/date.html#current-date): `{c.now:formatD('YYYY-MM-DD')}` * [Datum formatieren oder Berechnungen mit Datumswerten durchführen](https://carbone.io/documentation/design/formatters/date.html#formatd-patternout-patternin) * Teile einer Adresse eines „location“-Feldes verwenden: \ `{d.address.geoLookup.address.road} {d.address.geoLookup.address.house_number} `\ `{d.address.geoLookup.address.postcode} {d.address.geoLookup.address.city}` * wobei `address` die Feld-ID des „location“-Felds ist * Damit können Sie eine Adresse beispielsweise für Postsendungen auch in mehreren Zeilen formatieren * [Text abhängig von Bedingungen anzeigen](https://carbone.io/documentation/design/conditions/inline-conditions.html) * ... und vieles mehr: siehe [carbone.io Dokumentation](https://carbone.io/documentation/design/overview/getting-started.html) Einige Funktionen sind etwas technisch, aber schauen Sie in die Nutzerdokumentation zu [carbone.io](http://carbone.io) Vorlagen und probieren Sie sie gerne aus.